Registre UBO : quelles sont vos obligations ?

Il a été instauré par une loi du 18 septembre 2017 qui transpose en droit belge la 4^èmedirective anti-blanchiment 2015/849 relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme.

Un arrêté royal du 30 juillet 2018 fixe les modalités de fonctionnement de ce registre. Bien que cet arrêté royal entre en vigueur le 31 octobre 2018, un délai supplémentaire a été accordé jusqu’au 31 mars 2019 au plus tard pour transmettre les informations requises dans le cadre de ce registre. L’accès au registre se fait  via le portail en ligne MyMinFin.

Qui est concerné par ce registre ? 

- Les sociétés ;

- Les A(I)SBL et les fondations ;

- Les trusts et fiducies lorsque :

   * le trustee ou fiduciaire est établi, domicilié ou réside en Belgique ;

   * le siège social, principal établissement, siège de direction ou d’administration du trustee ou du fiduciaire est situé en Belgique ;

   * le trustee ou fiduciaire établit une relation d’affaire ou acquiert un bien immobilier en Belgique au nom du trust.

- les constructions juridiques similaires aux trusts et fiducies : à cet égard, l’article 74, §1, dernier alinéa prévoit que le Roi doit déterminer, par arrêté délibéré en Conseil des ministres, les entités visées. A notre connaissance, cet arrêté n’a pas encore été pris.

Les UBO ou bénéficiaires effectifs sont les personnes physiques qui, en dernier ressort, possèdent ou contrôlent, directement ou indirectement, les entités visées par le registre.  Il faut être attentif sur le fait que différentes catégories de bénéficiaires sont visées par la loi en fonction du type de contrôle exercé. Ces catégories sont cumulatives sauf s’il en est stipulé autrement par la loi. 

Les représentants légaux des entités visées par le registre devront donc transmettre au registre UBO les informations relatives à toutes les personnes qui sont considérées comme UBO ainsi que la catégorie à laquelle celles-ci appartiennent. 

Qui sont les bénéficiaires effectifsdans le cas des sociétés ?

(a) La ou les personne(s) physique(s) qui possède(nt) directement ou indirectement un pourcentage suffisant des droits de vote ou une participation suffisante dans le capital de cette société.

A cet égard, le seuil de 25% des droits de vote/du capital est considéré comme étant un indice suffisant.

Nous reviendrons plus en détail sur cette catégorie. 

(b) La ou les personne(s) physique(s) qui exerce(nt) le contrôle de cette société par d’autres moyens. L’exercice du contrôle par d’autres moyens peut être établi selon les critères fixés à l’article 5 du Code des sociétés qui prévoit ce qui suit :

§ 1er. Par ''contrôle'' d'une société, il faut entendre le pouvoir de droit ou de fait d'exercer une influence décisive sur la désignation de la majorité des administrateurs ou gérants de celle-ci ou sur l'orientation de sa gestion.

§ 2. Le contrôle est de droit et présumé de manière irréfragable :

1° lorsqu'il résulte de la détention de la majorité des droits de vote attachés à l'ensemble des actions, parts ou droits d'associés de la société en cause;

2° lorsqu'un associé a le droit de nommer ou de révoquer la majorité des administrateurs ou gérants;

3° lorsqu'un associé dispose du pouvoir de contrôle en vertu des statuts de la société en cause ou de conventions conclues avec celle-ci;

4° lorsque, par l'effet de conventions conclues avec d'autres associés de la société en cause, un associé dispose de la majorité des droits de vote attachés à l'ensemble des actions, parts ou droits d'associés de celle-ci;

5° en cas de contrôle conjoint.

§ 3. Le contrôle est de fait lorsqu'il résulte d'autres éléments que ceux visés au § 2.
Un associé est, sauf preuve contraire, présumé disposer d'un contrôle de fait sur la société si, à l'avant-dernière et à la dernière assemblée générale de cette société, il a exercé des droits de vote représentant la majorité des voix attachées aux titres représentés à ces assemblées.

(c) Si aucune personne visées au point (a) et (b) ci-avant n’a pu être identifiée, le bénéficiaire effectif est la personne qui occupe la fonction de dirigeant principal.

Qui sont les bénéficiaires effectifsdans le cas des trusts, fiducies et autres constructions juridiques similaires ?

(a) Le constituant ;

(b) Le ou les fiduciaires ou trustees ;

(c) Le protecteur ;

(d) Les bénéficiaires ou s’ils n’ont pas été désignés, la catégorie de personnes physiques dans l’intérêt principal desquelles la fiducie ou le trust a été constitué ou opère ;

(e) Toute autre personne physique exerçant le contrôle en dernier ressort du fait qu’elle en est le propriétaire direct ou indirect par d’autres moyens.

Qui sont les bénéficiaires effectifsdans le cas des ASBL, AISBL et fondations ?

(a) Les personnes qui sont membres du conseil d’administration ;

(b) Les personnes habilitées à les représenter ;

(c) Les personnes chargées de la gestion journalière ;

(d) Les fondateurs d’une fondation ;

(e) Les personnes physiques ou, lorsque ces personnes n’ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes physiques dans l’intérêt principal desquelles l’a(i)sbl ou la fondation a été constituée ou opère ;

(f) Toute autre personne physique exerçant par d’autres moyens le contrôle en dernier ressort. 

Quelles sont les informations à transmettre ?

Les représentants légaux des entités visées par le registre devront transmettre au registre UBO les informations suivantes pour chacun de leurs UBO :

- Nom et prénom ;

- Date de naissance ;

- Nationalité(s) ;

- Adresse complète de résidence ;

- Date à laquelle il est devenu UBO ;

- Numéro d’identification au Registre national ou à la Banque-carrefour de la sécurité sociale et, le cas échéant, tout identifiant similaire donné par l’Etat où il réside ou dont il est ressortissant ;

- La ou les catégorie(s) de UBO dont il relève.

Pour les sociétés, des informations complémentaires sont demandées, à savoir :

- Pour les UBO qui disposent de parts ou droits de vote dans la société : s’il s’agit d’un UBO isolé ou groupé :

   * Un UBO est isolé s’il remplit les conditions de la définition de bénéficiaire effectif de manière autonome ;

   * Un UBO est groupé lorsque son contrôle résulte d’intérêts communs avec plusieurs personnes : cela peut, par exemple, résulter d’un pacte d’actionnaires ;

- S’il s’agit d’un UBO direct ou indirect et, dans ce dernier cas, le nombre d’intermédiaires ainsi que leur identification :

   * Un UBO direct est une personne physique qui possède ou contrôle l’entité visée par le registre sans passer par l’intermédiaire d’une ou plusieurs entités juridiques ;

   * Un UBO est indirect lorsqu’il possède ou contrôle l’entité visée par le registre par l’intermédiaire d’une ou plusieurs entités juridiques.

Tous les niveaux de la chaîne de propriété devront alors être examinés pour que toutes les personnes physiques qui détiennent un contrôle indirect soient identifiées. Ce contrôle indirect peut être opéré de deux manières :

Soit lorsqu’une entité intermédiaire détient plus de 25% des actions ou droits de vote de l’entité visée par le registre et qu’une personne physique détient une participation majoritaire dans cette entité intermédiaire (à savoir plus de 50% des droits de vote et d’actions).

Soit lorsque la valeur pondérée de la participation d’une personne physique dans les actions ou les droits de vote de l’entité visée par le registre, par le biais des entités intermédiaires d’une chaîne de propriété, s’élève à plus de 25%.

- L’étendue de l’intérêt effectif détenu dans l’entité visée par le registre, à savoir notamment :

   * Dans le cas d’un UBO direct lorsque le contrôle résulte de la propriété de parts ou de droits de vote: le pourcentage des parts ou droits de vote qu’il détient dans l’entité visée par le registre ;

   * Dans le cas d’un UBO indirect lorsque le contrôle résulte de la propriété indirecte de parts ou de droits de vote: les pourcentages de parts ou droits de vote pondérés qu’il détient dans l’entité visée par le registre.

Illustrations liées à l’identification d’un bénéficiaire effectif indirect (illustrations tirées du FAQ publié par le Service public fédéral des Fiances) :

Illustration 1

- La société X est détenue par la société Y (30%) et par A (70%).

- La société Y est elle-même détenue par B (80%), C (10%) et D (10%). 

Dans cette illustration, qui est bénéficiaire effectif de la société X ?

- A sera bénéficiaire effectif direct de la société X puisqu’il détient dans celle-ci une participation directe de plus de 25% ;

- B sera bénéficiaire effectif indirect de la société X puisqu’il détient une participation majoritaire (soit 80%) dans une entité (société Y) qui détient plus de 25% des parts ou droits de vote dans la société X (soit 30%).

Ilustration 2 

- La société X est détenue par la société Y (52%) et par la société Z (48%).

- La société Y est elle-même détenue par A (50%), B (25%), et C (25%).

- La société Z est elle-même détenue par D à 100%.

Dans cette illustration, qui est bénéficiaire effectif de la société X ?

- A est bénéficiaire effectif direct de la société Y et bénéficiaire effectif indirect de la société X car il détient une participation pondérée dans les droits de vote ou parts de la société X de plus de 25% (soit 50%x52%= 26%) ;

- D est un bénéficiaire effectif indirect quelque soit la méthode utilisée. En effet, il détient une participation majoritaire (plus de 50%) dans une entité (société Z) qui détient plus de 25% des parts ou droits de vote de la société X et que D détient une participation pondérée des parts ou droits de vote de la société X de plus de 25% (100%x48%=48%).

Quelles sont les obligations des représentants légaux des entités visées par le registre UBO ?

Les représentants légaux des redevables d’informations sont tenus de recueillir et conserver ces informations sur les bénéficiaires effectifs, informations qui devront être actualisées si nécessaire. Tout changement dans lesdites informations devra être communiqué au registre UBO dans le mois. Les informations reprises dans le registre UBO devront, par ailleurs, être confirmées annuellement.

Les représentants légaux veilleront à conserver - et joindre dans le cadre du registre UBO - tout document justificatif à apprécier selon le type d’informations : copie de la carte d’identité/passeport, statuts de la société, registre des actionnaires, etc.

Pour les sociétés, les A(I)SBL et les fondations, les administrateurs ou le cas échéant, les membres de l’organe légal d’administration ou du comité de direction ou à défaut, les personnes chargées de la direction effective peuvent se voir infliger une amende pouvant aller de 250 euros à 50.000 euros en cas de non respect des obligations dont question ci-avant.

En vue de respecter la réglementation relative à la protection de la vie privée, les représentants légaux des entités visées par le registre sont, par ailleurs, obligés de communiquer aux bénéficiaires effectifs, sur support durable, les informations concernant :

- leur obligation de communiquer lesdites données au registre ;

- l’enregistrement et la conservation de ces données dans le registre ;

- le nom et l’adresse du service chargé de la gestion du registre au sein de l’Administration de la Trésorerie ;

- les possibilités d’accès au registre ;

- le droit du bénéficiaire effectif de prendre connaissance des données enregistrées à son nom dans le registre et de les faire corriger ou supprimer si elles ne sont pas correctes ;

- le délai de conservation des données.

Les bénéficiaires effectifs seront, par ailleurs, informés par l’Administration de la Trésorerie de leur inscription dans le registre ainsi que des informations qui y sont enregistrées.

Toute personne physique peut prendre connaissance des données enregistrées à son nom dans le registre en adressant une demande à l’Administration de la Trésorerie. Elle peut également demander sans frais à l’entité visée par le registre dont elle est le bénéficiaire effectif la rectification ou la suppression des données inexactes enregistrées à son nom.

Qui pourra consulter le registre UBO ?

- Les autorités compétentes, à savoir toute autorité publique dont une des missions légales est la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, les autorités fiscales, la CTIF, les autorités de contrôle visées par la loi du 18 septembre 2017, etc. ;

- Les entités assujetties à l’article 5 de la loi du 18 septembre 2017, uniquement dans le cadre de l’exécution de leurs obligations en matière de vigilance à l’égard de la clientèle. L’accès sera payant ;

- Tout membre du grand public pour les sociétés. Les informations relatives à l’adresse et au numéro du registre national ne seront toutefois pas accessibles. A noter que les informations ne pourront être demandées que sur la base du numéro BCE ou du nom de l’entreprise. Il sera dès lors prudent de ne pas reprendre son nom de famille dans la dénomination sociale de sa société. L’accès sera, par ailleurs, payant ;

- Toute personne démontrant un intérêt légitime pour les UBO des A(I)SBL, fondations, trust, fiducies et autres constructions juridiques similaires. Cet accès sera limité à un certain nombre d’informations et sera payant ;

- Toute personne qui introduit une demande écrite à l’Administration de la Trésorerie, pour les A(I)SBL, fondations, trusts, fiducies et constructions juridiques similaires qui contrôlent une société, une A(I)SBL ou fondation. Cet accès sera limité à un certain nombre d’informations et sera payant.

L’accès au Registre UBO se fait en s’identifiant sur le portail MyMinfinPro.