L’assemblée générale des actionnaires dans la SRL

Les règles relatives à l’assemblée générale n’ont pas subi de grands changements suite à l’adoption du nouveau Code des sociétés et des associations.

Certaines règles ont été modifiées afin de prendre en compte les conséquences liées à la suppression du capital social et du lien entre la valeur des apports et les droits attachés aux titres. De plus, les formalités de convocation ont également été adaptées aux nouveaux modes de communications entre la société et les différents acteurs. Certaines règles édictées auparavant uniquement pour la société anonyme, mais dont il était généralement admis qu’elles s’appliquaient également à la SPRL, font désormais l’objet d’une consécration dans livre relatif à la SRL.

Il est d’ores et déjà important de souligner qu’on ne parle plus d’assemblée générale « des associés », mais bien d’assemblée générale « des actionnaires ».

Dispositions communes aux assemblées

Convocation à l’assemblée

La convocation à l’assemblée générale avec l’ordre du jour doit être assurée par l’organe d’administration, ou, le cas échéant, par le commissaire, au minimum quinze jours avant la date de l’assemblée (art. 5:83, al. 1er et 2 CSA). En la matière, le CSA abandonne l’exigence d’un courrier recommandé prévue sous l’ancien Code et permet désormais à l’organe d’administration de transmettre les convocations par courrier ordinaire. Pour des raisons de preuve, l’envoi par courrier recommandé reste toutefois conseillé. Si le destinataire a communiqué à la société une adresse électronique, la convocation lui sera adressée par courrier électronique, envoyé le même jour que la communication par courrier ordinaire aux destinataires qui n’ont pas communiqué d’adresse électronique (art. 2 :32, al. 4 CSA).

Le CSA a également assoupli la règle qui touche au droit des actionnaires de solliciter la convocation de l’assemblée générale. Ce sont désormais les actionnaires dont les actions représentent au moins 10% du total des actions émises qui ont le droit de solliciter la convocation à l’assemblée générale et d’y faire inscrire les points à l’ordre du jour, et non plus les actionnaires dont les actions représentent 20% du capital social. L’exigence des 20% requis auparavant rendait cette possibilité pour les actionnaires quelque peu théorique. Il était, en effet, difficile en pratique pour les actionnaires de rassembler les 20% nécessaires.

L’obligation qui suit pour l’organe d’administration, et le cas échéant, pour le commissaire, de convoquer l’assemblée générale dans les trois semaines de la demande des actionnaires subsiste mais n’est plus sanctionnée pénalement (voir ancien article 345 C. Soc. qui prévoyait une sanction pénale et qui n’est plus reprise par le CSA).

Participation et tenue de l’assemblée générale

Désormais, le droit d’assister à l’assemblée générale avec voix consultative est limité aux actions sans droit de vote, aux titres qui donnent accès à des actions (obligations convertibles et droits de souscription) ou qui représentent des actions (certificats) (art. 5:86, al. 2 CSA). Ce droit n’est donc plus ouvert aux titulaires d’obligations classiques.

Le Code précise dorénavant que chaque membre de l’organe d’administration est tenu de participer à l’assemblée (art 5:87 CSA). Cette règle était déjà admise sous l’ancien Code mais elle se déduisait de l’obligation pour les gérants d’une SPRL de répondre aux questions posées par les associés en assemblée (art. 274, al. 1er C. soc.). Désormais, il est précisé que les membres de l’organe d’administration ont l’obligation d’être présents et de répondre aux questions posées pendant l’assemblée (art. 5:91 CSA). Il en est de même lorsque l’assemblée délibère sur un rapport rendu par le commissaire, celui-ci est tenu de participer à l’assemblée également (art. 5:87 CSA).

En outre, il est à noter que, contrairement à ce qui était prévu par l’ancien article 270bis du Code des sociétés, l’article 5:89 du CSA offre désormais la possibilité pour les titulaires d’actions, de titres donnant droit à des actions, ou de certificats, de participer à distance à l’assemblée grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par la société, sans que cette possibilité ne doive être prévue au préalable par les statuts. Il appartient désormais uniquement à l’organe d’administration de prévoir cette possibilité (art 5 :89 CSA). Cette nouvelle possibilité n’avait pas été prévue initialement par les rédacteurs du nouveau Code. Eu égard aux mesures exceptionnelles mises en place par le gouvernement suites aux impacts de la crise du Covid-19, le législateur a finalement adopté la loi du 20 décembre 2020 portant sur des dispositions diverses temporaires et structurelles en matière de justice dans le cadre de la lutte contre la propagation du coronavirus, afin que les entreprises puissent bénéficier de cette nouvelle possibilité de matière permanente. Cette nouvelle loi, venue modifier le CSA, offre en particulier le droit pour les actionnaires de voter avant l’assemblée générale sous forme électronique, l’adoption de résolutions par le biais de résolutions unanimes écrites des actionnaires, et l’organisation d’assemblées générales « à distance » sans que cette possibilité ne soit nécessairement prévue au préalable par les statuts.

Dans ce dernier cas, la société doit être en mesure de contrôler, par le moyen de communication électronique qu’elle met en place, la qualité et l’identité du titulaire du titre. De plus, ce moyen de communication électronique doit au moins permettre aux participants de prendre connaissance, de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l’assemblée, et en ce qui concerne les actionnaires, d’exercer leur droit de vote sur tous les point sur lesquels l’assemblée est appelée à se prononcer. En outre, les procédures relatives à la participation à distance doivent être clairement définies dans la convocation à l’assemblée générale et le procès-verbal doit rendre compte clairement des délibérations de l’assemblée.

Les articles 5:90 à 5:94 du CSA reprennent les règles relatives à la tenue de l’assemblée générale prévues aux anciens articles 273 à 279 C. Soc., et concernent notamment les questions posées aux administrateurs (5:91) et les procès-verbaux des assemblées (5:93). Une nouveauté concerne la liste des présences tenue lors de chaque assemblée générale. Cette liste peut désormais, comme le précise l’article 5:90 du CSA, être consultée par tout actionnaire.

Modalités du droit de vote

En ce qui concerne les modalités du droit de vote, l’article 5:95 du CSA prévoit que le vote peut se faire via un mandataire (sauf si les statuts interdisent cette représentation) ou par écrit avant l’assemblée si les statuts prévoient cette possibilité.

L’assemblée générale ordinaire

L’assemblée générale ordinaire (AGO) n’a pas subi de grands changements suite à la réforme du droit des sociétés. Son rôle reste similaire à ce qui était prévu auparavant, à savoir principalement l’approbation des comptes annuels et la décharge aux administrateurs pour l’exercice de leur mandat.

L’article 5:98 du CSA prévoit ainsi ce qui suit :

« L'assemblée générale entend, le cas échéant, le rapport de gestion, le rapport de gestion sur les comptes consolidés, le rapport du commissaire et les autres rapports prescrits par le code et discute les comptes annuels.

Après l'approbation des comptes annuels, l'assemblée générale se prononce par un vote spécial sur la décharge des administrateurs et du commissaire. Cette décharge n'est valable que lorsque les comptes annuels ne contiennent ni omission, ni indication fausse dissimulant la situation réelle de la société et, quant aux opérations accomplies en violation des statuts ou du présent code, que lorsqu'ils ont été spécialement indiqués dans la convocation ».

Lors de l’assemblée générale ordinaire, il faudra également être attentif à la durée des mandats des administrateurs. En effet, le CSA prévoit désormais que la durée du mandat d’un administrateur s’étend, sauf disposition statutaire contraire, de l’assemblée générale qui l’a nommé, jusqu’à l’assemblée générale ordinaire ayant lieu dans l’année comptable durant laquelle son mandat prend fin selon la décision de nomination (art 5:70 §2 CSA).

L’article 5:97 du CSA mentionne les informations à communiquer aux actionnaires préalablement à la tenue de l’assemblée générale ordinaire. Le CSA précise désormais que le rapport de gestion et l’éventuel rapport du commissaire ne doivent plus être communiqués que lorsqu’ils sont obligatoires, d’où le terme « le cas échéant ».  On rappellera, en effet, que les petites SRL (voy. à ce sujet la fiche consacrée aux dimensions des sociétés) ne sont pas tenues à l’établissement d’un rapport de gestion (art. 3:5 CSA) et n’ont pas l’obligation de désigner un commissaire (art. 3:70 CSA).

Par conséquent, quinze jours avant l'assemblée générale, les titulaires de titres admis à l’assemblée peuvent prendre connaissance :

· des comptes annuels ;

· le cas échéant, des comptes consolidés ;

· de la liste des actionnaires qui n'ont pas libéré leurs actions, avec l'indication du nombre d'actions non libérées et celle de leur domicile ;

· le cas échéant, du rapport de gestion, du rapport de gestion sur les comptes consolidés, du rapport du commissaire et des autres rapports prescrits par le présent code.

L’article 5:97, dernier alinéa du CSA prévoit que ces informations, ainsi que les informations déposées auprès de la Banque nationale de Belgique conformément à l'article 3:12, sont communiquées aux titulaires des titres concernés, aux membres de l'organe d'administration et, le cas échéant, au commissaire conformément à l'article 5:84, alinéa 1er. Par conséquent, ces informations doivent être communiquées aux personnes concernées préalablement à l’assemblée générale, en même temps que la convocation à l'assemblée générale.

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Il faut bien sûr rappeler qu’il convient toujours de consulter les statuts de la société pour s’assurer qu’ils ne prévoient pas de règles spécifiques quant aux convocations et à la tenue des assemblées générales.